จัดงานสัมมนาให้ปัง ต้องเตรียมตัวอย่างไร และใช้อุปกรณ์จัดงานอะไรบ้าง?

อุปกรณ์จัดงานส่วนสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม สร้างความประทับใจให้กับแขก

เป็นเรื่องปกติที่องค์กร บริษัท หรือหน่วยงานต่างๆ จะจัดงานประชุมสัมมนา โดยจุดประสงค์หลักก็คือต้องการพัฒนาบุคลากรภายในองค์กร และเป็นการสร้างเสริมสัมพันธภาพที่ดีภายในองค์กร รวมไปถึงพนักงานได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นต่างๆ เกี่ยวกับองค์กร ซึ่งถือว่าเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาทั้งศักยภาพของบุคลากรและองค์กรด้วย ผู้จัดงานควรเตรียมความพร้อมให้ดี ทั้งเนื้อหาที่จะบรรยาย อุปกรณ์จัดงาน โต๊ะ เก้าอี้ โซฟา แท่นบรรยาย สถานที่ อาหาร ฯลฯ รวมไปถึงการเชิญวิทยากร และเพื่อให้งานสัมมนาออกมาสมบูรณ์แบบที่สุด แนะนำควรทำตามขั้นตอนตามด้านล่างนี้

ขั้นตอนการเตรียมงานสัมมนา

1. วัตถุประสงค์และวางแผนงานอย่างชัดเจน
   สิ่งสำคัญของการจัดงานทุกรูปแบบไม่ว่าจะเป็น งานสัมมนา งานแถลงข่าว หรืออีเวนต์ต่างๆ อันดับเเรกเลยคือ วัตถุประสงค์ที่จัดงานนี้ขี้นมาเพื่ออะไร เช่น
    
   • งานแถลงข่าวเปิดตัวสินค้า
     วัตถุประสงค์ในการจัดงานค่อนข้างชัดเจนอยู่แล้วว่าต้องการบอกให้ทุกคนทราบว่า เราได้ผลิตสินค้าชนิดใหม่ขึ้นมาแล้ว
      
   • งานสัมมนาภายในองค์กร
     วัตถุประสงค์เพื่อต้องการเพิ่มศักยภาพของพนักงาน ก็อาจเชิญวิทยากรเก่ง ๆ มาบรรยาย หรือเพื่อต้องการสร้างทีมเวิร์กที่ดี อาจจะเน้นเรื่องกิจกรรมที่ส่งเสริมการทำงานกันเป็นทีม เป็นต้น
      
   นอกจากนี้ การเตรียมจัดทำสื่อ เนื้อหา ตามหัวข้อที่จะมีในงานสัมมนา สื่อสำหรับงานสัมมนาเป็นอีก 1 องค์ประกอบที่สำคัญที่จะทำให้พนักงานหรือผู้เข้าร่วมสัมมนามีส่วนร่วม รู้สึกสนุก ไม่น่าเบื่อ เพราะอย่าลืมว่างานสัมมนาเป็นงานที่มีเนื้อหาทางวิชาการอยู่ด้วย การทำสื่อจึงมีความสำคัญ ต้องมีเนื้อหาที่ดีแล้ว กาาสร้างสรรค์ด้วยเทคนิคต่างๆ เช่น ทำเป็นคลิปวีดีโอ หรือเทคนิคการนำเสนอรูปแบบใหม่ จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาสนใจอยากมีส่วนร่วมมากขึ้น
    
2. กลุ่มเป้าหมายและจำนวนคนที่จะมาร่วมงานสัมมนา
   กลุ่มเป้าหมายที่จะเข้าร่วมงานสัมมนามีใครบ้าง ไปทั้งองค์กรหรือแยกแผนกกันไป ผู้จัดจำเป็นต้องรู้จำนวนคนเพราะจำนวนคนมีผลต่อการจัดงาน ทั้งเรื่องอาหาร สถานที่ หากเป็นการสัมมนาภายในแผนกที่มีคน 10-20 คน อาจใช้สถานที่เล็กๆ ได้ แต่หากผู้เข้าร่วมสัมมนามาเป็นหลักร้อยคน นอกจากต้องเพิ่มเรื่องอาหาร สถานที่ ที่สามารถรองรับได้แล้ว อาจจะต้องเพิ่มอุปกรณ์จัดงานเครื่องขยายเสียง อุปกรณ์ด้านจอภาพ เพื่อให้คนที่นั่งหลังๆ ได้เห็นสื่ออย่างชัดเจน เป็นต้น
    
3. เตรียมสถานที่ในการจัดงาน
   สำหรับสถานที่ในการจัดงาน ตามหลักแล้วควรเลือกสถานที่ๆ ทุกคนสามารถเดินทางไปได้สะดวก อย่าลืมว่าไม่ใช่ทุกคนที่มีรถยนต์ส่วนตัว อาจจะต้องคิดเผื่อคนในองค์กรอีกหลายๆ คนที่ต้องเดินทางโดยรถสาธารณะหรือรถไฟฟ้า หากเป็นที่ห่างไกลผู้ที่จะเข้าร่วมสัมมนาอาจถอดใจไม่ไปร่วมงานก็ได้
   
   สถานที่จึงควรเป็นที่ที่เดินทางสะดวกแล้ว Capacity หรือความจุของสถานที่ๆ จะเช่าจัดงานนั้น สามารถรองรับจำนวนคนได้มากน้อยแค่ไหน มีสิ่งอำนวยความสะดวกอะไรให้ทางผู้จัดบ้าง เช่น แท่นบรรยาย โพเดียมอะคริลิค โซฟา เก้าอี้ จอโปรเจคเตอร์ ฯลฯ ให้หรือไม่ หรือต้องเตรียมไปเอง
    
4. การเลือกวิทยากรในงานสัมมนา
   สำหรับวิทยากรพิเศษที่จะเชิญมาบรรยายในงานสัมมนา ควรเลือกวิทยากรที่เหมาะกับหัวข้อ หรือจุดประสงค์ในการสัมมนาครั้งนั้น เช่น จุดประสงค์เพื่อสร้างแรงบันดาลใจ อาจเชิญวิทยากรที่เป็น Life Coach มาร่วมแชร์ประสบการณ์ มาแลกเปลี่ยนวิธีคิด หรือช่วยแนะนำเทคนิคต่างๆ ที่พนักงานสามารถนำไปปรับใช้ได้ทั้งกับงานในองค์กรและชีวิตส่วนตัว
    
5. ประชาสัมพันธ์ก่อนงานสัมมนา
   หากเป็นงานสัมมนาภายในองค์กร ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) อาจทำการประชาสัมพันธ์ให้คนในองค์กรรู้ผ่านทางอีเมล แต่หากเป็นงานสัมมนาทั่วไปที่เปิดให้คนนอกได้เข้าร่วมงาน ควรมีการประชาสัมพันธ์งาน เช่น โปรโมตงานผ่านช่องทางโซเชียลต่างๆ ฝาก PR ตามรายการข่าว รายการวิทยุ เป็นต้น เพื่อให้ผู้ที่สนใจได้รับทราบ
    
6. เตรียมอาหารหรือ Snack Box
   ควรเตรียมอาหาร ขนม น้ำดื่ม ไว้ต้อนรับแขกที่มาเข้าร่วมสัมมนา โดยสามารถสอบถามสถานที่ ๆ ไปจัดได้ว่า มีบริการเตรียมอาหารและเครื่องดื่มให้หรือไม่ หรือหากผู้จัดสะดวกที่จะสั่ง Snack Box มาเองเพื่อประหยัดงบประมาณ ก็สามารถทำได้
    
7. เตรียมแบบสอบถามหลังจบงานสัมมนา
   หลังจากที่งานสัมมนาจบ ควรให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกคนทำแบบสอบถาม ประเมินการจัดงาน เพื่อผู้จัดจะได้ทราบถึงปัญหาต่างๆ เพราะจะได้ทราบถึงปัญหาและนำไปปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้นได้ เป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดงานที่งานสัมมนาในครั้งหน้าจะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
    

เมื่อจัดเตรียมความพร้อมทั้งเนื้อหาที่จะสัมมนา สถานที่ วิทยากร อาหาร เครื่องดื่มเรียบร้อยหมดแล้ว มาถึงการเตรียมความพร้อมในเรื่องของอุปกรณ์จัดงานต่างๆ ที่ควรจะต้องมีในงานสัมมนา

อุปกรณ์จัดงานที่สำคัญจำเป็นต้องมี

1. จอโปรเจคเตอร์
   จอโปรเจคเตอร์จัดว่าเป็นอุปกรณ์ชิ้นสำคัญที่ต้องมีในงานสัมมนา หากเป็นการจัดงานสัมมนาในโรงแรม บางที่จะมีห้องสำหรับสัมมนาโดยเฉพาะ โดยในห้องจะมีจอโปรเจคเตอร์อยู่แล้ว ทั้งนี้ ผู้จัดควรสอบถามข้อมูลเหล่านี้ จากทางสถานที่ให้ละเอียด เพื่อที่จะได้ทราบว่า ทางสถานที่มีอุปกรณ์อะไรให้เราบ้าง และมีอุปกรณ์จัดงานอะไรอีกบ้างที่ผู้จัดต้องเตรียมไปเอง
   
   นอกจากนี้ อย่าลืมดูสเกลของงานด้วย หากเป็นงานกรุ๊ปเล็ก 20-30 คน ขนาดโปรเจคเตอร์อาจไม่จำเป็นต้องใหญ่มาก แต่หากเป็นงานใหญ่มากกว่า 100 คน ควรเลือกขนาดของจอโปรเจคเตอร์ให้ใหญ่ขึ้น เพื่อให้ครอบคลุมถึงคนทั้งงาน
    
2. เครื่องเสียง
   ทั้งลำโพงขยายเสียง และไมโครโฟน หากสถานที่ไปจัดงานไม่มีอุปกรณ์เหล่านี้ ผู้จัดต้องเตรียมเข้าไปเอง โดยให้อ้างอิงกับจำนวนคนที่ไปงาน กับขนาดของสถานที่ใช้จัดงาน เพราะลำโพงบางชุด อาจส่งเสียงได้ในระยะไม่ไกลมาก ทำให้คนที่นั่งอยู่ด้านหลังฟังข้อมูลได้ไม่ชัด ส่วนไมโครโฟน แนะนำให้เตรียมไมค์สำรองไปด้วย หากเกิดปัญหาจะได้เปลี่ยนได้ทันที
    
3. สายเชื่อมต่อมอนิเตอร์
   ปัญหาจุกจิกที่ผู้จัดมักจะคาดไม่ถึง คือ ปัญหาเรื่องสายไฟต่างๆ ควรเช็คอุปกรณ์จัดงานทั้งหมด และควรทำการทดลองก่อนงานสัมมนาจะเริ่ม เมื่อเสียบสายต่อมอนิเตอร์เข้าไปแล้วภาพออกที่จอหรือไม่ ควรเตรียมสายเชื่อมต่อมอนิเตอร์สำรองไปด้วย หากสายเชื่อมต่อมอนิเตอร์เกิดชำรุด หรือเสียหาย จะได้มีสายสำรองพร้อมใช้งานได้ทันที
    
4. อินเตอร์เน็ตความเร็วสูง
   อินเทอร์เน็ตเป็นสิ่งสำคัญในการจัดงานสัมมนาและเกือบทุกงานอีเวนต์ เพราะช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้วิทยากรบนเวทีสามารถเชื่อมต่อกับโลกอินเทอร์เน็ตเพื่ออธิบายข้อมูลที่ต้องการได้
    
5. โต๊ะ เก้าอี้ โซฟา
   แน่นอนว่าหากจัดงานสัมมนาตามโรงแรม ผู้จัดไม่ต้องเหนื่อยกับการหาโต๊ะ เก้าอี้ เพื่อใช้ในงานสัมมนา แต่หากเป็นการจัดงานในสถานที่อื่นๆ ผู้จัดอาจต้องเตรียมอุปกรณ์จัดงานเหล่านี้ด้วยตัวเอง เช่น เช่าโซฟาสำหรับผู้บริหารนั่ง เก้าอี้ โต๊ะ สำหรับพนักงานหรือคนที่จะมาร่วมสัมมนา ควรสำรองทุกอย่างไว้ด้วย ไม่ควรเตรียมเท่าจำนวนคนเป๊ะๆ เพราะหากเกิดอุปกรณ์ชำรุด จะได้มีอุปกรณ์จัดงานทดแทน ทำให้การสัมมนาไม่สะดุด
    
6. เสากั้นทางเดิน หรือ Stanchion
   Stanchion หรือเสากั้นทางเดิน เป็นอุปกรณ์จัดงานที่ต้องมี โดยนิยมนำมาใช้ตามจุดลงทะเบียน เพื่อให้มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย

ทำไมอุปกรณ์จัดงานไม่ควรมองข้าม

อุปกรณ์จัดงานมักถูกมองข้ามเมื่อเทียบกับองค์ประกอบอื่นๆ ของงาน เช่น สถานที่ อาหาร และโปรแกรม แต่ความจริงแล้ว อุปกรณ์จัดงานมีบทบาทสำคัญอย่างมากต่อความสำเร็จของงาน

การจัดงานให้ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการวางแผนและเตรียมการอย่างรอบคอบ อุปกรณ์จัดงานจึงเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ไม่คุณควรมองข้าม เพราะการเลือกอุปกรณ์จัดงานที่เหมาะสม วางแผนและจองล่วงหน้า จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่างานของคุณจะราบรื่น ประสบความสำเร็จและน่าจดจำ

หากคุณกำลังจะจัดเตรียมงานสัมมนาและต้องการเช่าอุปกรณ์จัดงานต่างๆ เช่น เสากั้นทางเดิน โซฟา โพเดียมหรือแท่นบรรยาย ฯลฯ ปรึกษา MS Rent บริการให้เช่าโซฟา เช่าโพเดียม โพเดียมอะคริลิค และอุปกรณ์จัดงานครบวงจร อุปกรณ์ของเราทุกชิ้นคัดสรรวัสดุและคุณภาพมาอย่างดี ได้มาตรฐาน มีให้เลือกหลายแบบ หลายสี คุ้มค่าและคุ้มราคา

สนใจเช่าอุปกรณ์จัดงาน แท่นบรรยาย เช่าโซฟา ติดต่อ

Website : https://www.msrent.co.th/products/
Line@: @msrent
Phone: 094-641-5366
Facebook: MS Rent ให้ทุกงานอีเว้นท์เป็นเรื่องง่าย